LOPD, El Desafío del Emprendedor

Cuando comienzas un proyecto personal o empresarial, aparte de realizar tu plan de negocio, de crear contactos, de organizar tus departamentos (seas tú únicamente, o bien, con el fin de contratar  a más personas para tus intereses comerciales), siempre hay que tener en cuenta la protección de datos. Tanto quién está a cargo de la empresa, como cualquiera de tus clientes, implican algo más del trabajo que, haciéndolo a tiempo y dejando las pautas organizadas desde un primer momento, no te dará quebraderos de cabeza cuando empiece o esté funcionando tu empresa.

Esto te ahorrará posibles sanciones, denuncias y sobre todo, tiempo. La prevención de riesgos para ti y para tu empresa, que supone cumplir con la Ley Orgánica de Protección de datos de 1999, es esencial durante los procesos de Creación de Empresas, y si ya la tienes, tienes que cuidar de no tener problemas en un futuro. 

Seguramente, hayas oído la siguiente expresión: “Aún desconociendo la falta o el delito cometido, esto no exime del cumplimiento de la ley”. En este caso, la No Protección será falta o delito si omites los pasos correspondientes para cumplirla.

La Protección de los Datos suele ser uno de los pasos más “olvidados” en los trámites de creación de una Empresa y sin embargo, uno de los que, más bien pronto que tarde, podrá afectarla, impidiendo su funcionamiento normal o provocar que daños y/o indemnizaciones a terceras personas provoquen sobresaltos en sus cuentas, y en casos graves, incluso la cárcel o el cierre temporal o permanente de dicha Empresa.

Lo primero que debes asegurar son los datos de quién participa en la Empresa, después el de proveedores y clientes, asegurándote que todo está en virtud de la Protección de los Datos Personales, ajustando criterios, normas y poniendo los medios adecuados.

¿Por donde deberíamos empezar? Por tener unas nociones básicas: http://slidesha.re/16IB9QQ

¿Qué es la Asertividad? (Which is the assertiveness?)

La Asertividad es el punto equidistante entre el comportamiento pasivo o inhibido y el otro extremo que serían los comportamientos de carácter agresivo (impaciencia, enfado, ira, cólera…etc).

Las características de una persona asertiva son:

1.    Expresa su opinión de forma correcta, así como de los deseos y peticiones que realiza. Puede repetirlo tantas veces como haga falta, sin, en ningún momento, cambiar de estado emocional ante el usuario. Establece su postura sin intentar cambiar la opinión de la otra persona y esperando a lo que indique esa otra persona. 

2.    Tiene unos objetivos claros, concisos y concretos y ofrece la impresión de que conoce lo que hace. Se siente seguro en sí mismo y transmite eso mismo al usuario y asume compromisos viables en sus acciones. 

3.  Dice “NO”, pero siempre tiene una alternativa de derivación o de resolución del problema. Cuando dice NO es que no es de su competencia, pero el usuario debe entenderlo así. No se escuda en excusas, sino que argumenta porqué él no puede realizarlo y practica la negociación.   

4.    Realiza una escucha activa, buscando la empatía y la comprensión hacia la otra persona. Busca el diálogo en el punto intermedio, para que sea la comunicación más eficaz y efectiva. En ocasiones, siempre realizará alguna confidencias particulares (Siempre que sea referente al tema que se está tratando), para forzar ese punto intermedio. 

5.  Tolerante hacia las críticas realizadas por otros, tanto en sus actos, como en sus opiniones. Una persona asertiva no impone, sino que argumenta sus opiniones y observa si son aceptadas por los demás. 

6.  Maneja información descriptiva, dejando hablar a la otra persona hasta el momento que tiene la información que necesita, pero sabe cuando puede interrumpir y las fórmulas para realizar esa acción. 

7.   Se disculpa siempre que proceda, tanto si es una equivocación suya, como la de cualquier otro compañero. No tiende a echar la culpa a otros.

Normás Básicas de Convivencia Intepersonales (Basic Rules of Coexistence Interpersonal)

En el anterior Post hablábamos sobre la Netiquetta, las relaciones interpersonales a través de internet, pero nunca deberíamos olvidarnos del trato personal. Estas son algunas de las normas básicas de cumplimiento en las relaciones interpersonales:

A. Si el usuario está satisfecho de nuestro trabajo, nosotros saldremos beneficiados en todos los aspectos.

B.  Comprender que el usuario no tiene un problema con nosotros, sino con una aplicación, un elemento de Hardware o algún producto, en la mayoría de los casos, que la persona pueda terminar un trabajo en concreto o disfrutar de su tiempo de ocio. La frase más recurrente es: “Entiendo su problema y vamos a intentar resolverlo…”.

C.   El comportamiento verbal debe ser fluido y con las explicaciones correctas que se deba dar al usuario. Si conseguimos su atención, el proceso se centrará en la cuestión a resolver y no en nosotros mismos.

D.  El lenguaje y el vocabulario deben estar lo más posible adaptados a la persona con la que establecemos la relación. Vd., Si fuera posible, Si es tan amable, Por favor, si pudiera…”

E.  El uso de ejemplos más factibles de la vida cotidiana para que el usuario entienda nuestras funciones o nuestros procesos.

F.    De la misma manera, el comportamiento No Verbal tiene que ser interpretado correctamente por el usuario como una ayuda y no como una molestia. La disposición a ayudar es una de las sensaciones que más rápido se percibe en la mente humana, y de la misma manera, cualquier gesto, interacción o movimiento superfluo de nuestro cuerpo nos delatará en pocos segundos. De la misma manera, el rechazo es manifiesto si se denota una actitud no colaboradora.

G.  En este último aspecto, también identificaremos la parte de la higiene, la imagen personal y la vestimenta que utilizamos.

H.  Una buena imagen de nosotros es utilizar las fórmulas de escucha activa y reformulación, así como la de sintetizar o resumir el incidente del cliente o usuario de nuestros servicios.

I.     Para conseguir todo esto, debemos ser lo más asertivos posible. En un próximo post, hablaremos en más profundidad de este tema. LA ASERTIVIDAD.

Corporative Netiquette

En el Mundo Empresarial, no son muchos los casos que me he encontrado en el que la “Etiqueta” en la comunicación escrita se ha perdido, aunque como “las meigas”, “haberlos haylos”. Vivimos en un mundo  hiperconectado, en el que el lenguaje escrito ha sufrido reveses constantes, bien vía SMS, Redes Sociales, o con el rey del momento, el “WhatsApp”. Esto ha ido haciendo que lo escrito no ha sido tan revisado como el Hablar en Público, la Asertividad y las Habilidades Interpersonales. Sin embargo, un error por un medio escrito puede provocar la caída de las ventas y de los clientes de una empresa. Cuando existe una relación epistolar por correo electrónico (Comunicados, Reclamaciones, Marketing,…) o se participa de las Redes Sociales, hay aspectos que no deben de ser descuidados en ningún momento.

A nivel empresarial, tiene que haber un Saludo y una Despedida corporativos, así como unas plantillas predefinidas en la que logo y colores se entremezclen, haciendo visible la imagen de la Empresa. De la misma forma hay que establecer una letra identificativa para incluir en los mensajes.

El trato no puede dejar de ser Vd., Sr., Sra., Estimad@ (Empresa, Organización, Director) y toda Comunicación tiene que tener un Asunto o Título concreto y preciso.

El mensaje tiene que ser entendible el mensaje que queremos transmitir. Es precisa una correcta redacción y hacer un uso de correcto del lenguaje. La exposición debe ser lo más clara y coherente para un mejor manejo de la información de la que disponemos o queremos exponer. Intenta ser breve, sintético, pero sin ser demasiado conciso.

Además, se deben seguir estos consejos al pie de la letra:

A. Evitar abreviaturas, apócopes, texto SMS, errores tipográficos, y cerciorarse de una correcta acentuación ortográfica (Si es necesario el uso de un corrector ortográfico, no lo rechaces.

B. Uso correcto de Minúsculas y Mayúsculas (Siglas, Departamentos, Inicios de Frases). Como aclaración, las URL´s siempre tienen que ir en Minúscula. Ni que decir tiene, que el uso profuso de las mayúsculas se considera GRITAR y es de mala educación.

C. Ten cuidado con el argot o siglas locales, las palabras coloquiales, así como las palabras técnicas, o cualquier otro factor que pueda intervenir en el mal entendimiento de los comunicantes.

D. Los Smileys o Emoticonos no pueden ser introducidos de ninguna manera, por mucha confianza que exista en la interlocución (y en una comunicación empresarial tampoco debería estar un “Duque Empalma... Do”, evidentemente).

Y como último punto, refiriéndonos a temas de seguridad debes asumir que los datos personales y las contraseñas no están seguros en las comunicaciones electrónicas. Por un lado, no debemos enviar nunca por escrito nada que no corresponda a la gestión del asunto que tratamos, y por otro, cuando respondemos o reenviamos un correo electrónico, hay que revisar siempre CC / CCO para no tener inconvenientes posteriores. Ver LOPD (más información): http://slidesha.re/16IB9QQ

El líder: ¿Nace o se hace? (LeaderShip: Born o Made?)

El día 1 de noviembre sale a la luz la película “El Juego de Ender”, y ha sido una larga espera, desde que hace diez años cayó en mis manos el libro en que se basa, de O. Scott. Cuando leí aquel libro, entendí muchas cosas que ahora veo como virtudes y defectos de un líder. Trata sobre un niño de apenas 6 ó 7 años que es reclutado para ser un futuro líder en una guerra interestelar contra una amenaza extraterrestre. Hasta ahí, un argumento cómo cualquier otro. Me dolía en el alma el que un niño de su edad pasara por un entrenamiento tan duro, tan maquiavélico y tan destructivo. El dolor que me producía cada golpe, cada insidia, cada reto imposible, era culpa de su autor. No paré en mi empeño de terminar el libro y mis esfuerzos se vieron recompensados. Ahora, sin desvelar a aquellos que no lo han leído el final, la pregunta a si un líder nace o se hace, mi respuesta es: Hay unos que nacen para ser líderes, es innato, y otros van construyendo su identidad de líderes, siempre asesorados en la sombra. Las dos fórmulas son válidas. 

Cuando veo los llamados “Experimentos Sociológicos”, caso de Gran Hermano, Supervivientes o cualquier Reality que podamos nombrar aquí, siempre surge una dicotomía de liderazgo: El que sale como líder sin quererlo y el que, a fuerza de granjearse la confianza de los demás, se enfrenta a él por el territorio conocido. Es la misma historia, la lucha por los recursos y el ser humano tiende a ser líder, o a buscarlo irremediablemente. Sucede en cualquier ámbito de la misma forma, en el campo educativo, en el científico, en el laboral, e incluso, en la propia casa de cada uno de nosotros. Incluso existe una persona dedicada a que El Perro de la casa no se convierta en el Líder de la Manada, como es César Millán (“The Dog Whispered”).

También en las películas hemos visto líderes de todo tipo, de los que nacen para serlo y de los que tienen que convertirse. Ejemplos de los primeros los vemos en Leónidas y Jerjes  (“300”), o en Jack Sparrow (“Piratas del Caribe”) o Don Corleone (“El Padrino”). De los segundos vemos como el Capitán América se convierte en Líder de los Vengadores, por ser un experto en tiempos de combate, Maximus en “Gladiador” lo hace por supervivencia y carisma o Espartaco por sus ideales, así como Tom Cruise lo hace en “El Último Samurai”.

Además de todo esto, tampoco podemos olvidar a aquellos líderes que necesitan sacar su yo interior, al no saber qué son líderes en potencia. Aquí entra la figura del Coach, el que hace crecer  tus virtudes, y el que, a la vez, empequeñece tus defectos. Desde que Morfeo le entrega a Neo unas pastillas en “Matrix”, está haciendo de Coach para El Elegido y le va llevando a convertirse en Líder.

Pero, para entenderlo en más ámbitos, los Programas de Coach se están haciendo muy, pero que muy populares: El máximo exponente es el de Alberto Chicote con “Pesadilla en la Cocina” o la función que Risto Mejide tiene al hacer de Jurado, sin minusvalorar a cualquier otro fenómeno televisivo similar.

Así, que, en definitiva, existen cuatro tipos de líderes: Los innatos, los potenciales (no saben qué lo son), los creados (alguien hace creer que alguien es un líder) y los que han aprendido a ser líderes. 

Para estos últimos, o para quién quiera acudir a un documento de LeaderShip & Team Management, aquí dejo una presentación:  http://www.slideshare.net/ruben157/liderazgo-y-gestin-de-equipos